Privatlivspolitik

Aleira ("vi", "os", "vores") er dataansvarlig for oplysninger, vi indsamler om dig som bruger af vores platform. For data, som behandlere registrerer om deres klienter, fungerer Aleira som databehandler på vegne af behandleren (den dataansvarlige).

Kontakt: privacy@aleira.dk · Aleira, København, Danmark.

Konto- og identitetsdata

Navn, e-mailadresse, rolle (klinikleder, medarbejder eller klient). Indsamles ved oprettelse af konto.

Booking- og aftaledata

Aftaletider, behandlingstyper, behandler, klinik, mødestatus og eventuelle noter fra klienter inden aftalen.

Klientrelationsdata

Kontaktoplysninger, behandlingshistorik, behandlingsnotater og opfølgningsregistreringer indtastet af behandlere. Disse data kontrolleres af behandleren, ikke af Aleira.

Betalingsdata

Abonnementsplan, faktureringsperiode og transaktionshistorik. Kortoplysninger behandles og opbevares udelukkende af Stripe — Aleira gemmer kun et Stripe-kunde-ID og de sidste fire cifre til visningsformål.

Brugs- og tekniske data

IP-adresse, browsertype, enhedsoplysninger, besøgte sider og funktionsbrug. Bruges til sikkerhed, fejlfinding og forbedring af platformen. Logs opbevares i 90 dage.

Kommunikation

E-mails du sender os via kontaktformularen eller support, opbevares i op til 3 år.

Vi behandler dine personoplysninger på følgende retsgrundlag (GDPR art. 6):

• Opfyldelse af kontrakt (art. 6(1)(b)): For at levere den tjeneste, du har tilmeldt dig — kontostyring, bookingfunktionalitet, betalinger og kommunikation.
• Retlig forpligtelse (art. 6(1)(c)): For at overholde bogføringsloven (5-årig opbevaring af regnskabsoplysninger), skatteforpligtelser og datasikkerhedskrav.
• Legitim interesse (art. 6(1)(f)): Til sikkerhedsovervågning, forebyggelse af svig og platformen forbedringer — afbalanceret mod dine rettigheder og friheder.
• Samtykke (art. 6(1)(a)): For valgfri kommunikation som nyhedsbreve og produktopdateringer. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

• Kontodata: Opbevares, mens kontoen er aktiv, plus 30 dage efter lukning.
• Finansielle og bogføringsdata: 5 år fra udgangen af regnskabsåret, jf. bogføringsloven.
• Logs og tekniske data: 90 dage. Sikkerhedslogs kan opbevares længere, når loven kræver det.
• Kommunikation (support og kontaktformular): Op til 3 år.
• Klientdata registreret af en klinik: Når en klinik sletter en klient, deaktiveres klienten først. I 30 dage kan klinikken fortryde. Derefter slettes kontaktoplysninger og øvrige oplysninger, mens behandlingsnotater og bogføringsdata opbevares, så længe loven kræver det — for journaler som udgangspunkt 10 år efter seneste notat — og derefter slettes. I den periode er journalen låst og kan kun åbnes med en angivet årsag, fx en klage eller en anmodning om indsigt.
• Klienter med egen Aleira-konto: En klinik kan ikke slette din konto, kun afslutte sin relation til dig. Din konto og dine egne oplysninger påvirkes ikke.

Anonymiserede, samlede tal, der ikke kan føres tilbage til dig, kan opbevares uden tidsbegrænsning.

• Google Cloud Platform: Hosting, database, fillagring og nøglehåndtering (servere i EU).
• Resend: Udsendelse af e-mails, fx bekræftelser og påmindelser.

Vi sælger, udlejer eller deler ikke dine data med tredjeparter til markedsføring. Alle underdatabehandlere er bundet af databehandleraftaler og må kun behandle data efter vores instruks. Tager vi nye underdatabehandlere i brug, opdaterer vi listen her.

• Indsigt: Modtag en kopi af de personoplysninger, vi opbevarer om dig.
• Berigtigelse: Ret unøjagtige eller ufuldstændige oplysninger.
• Sletning: Anmod om sletning, når data ikke længere er nødvendige, eller når dit samtykke er trukket tilbage.
• Begrænsning: Begræns behandlingen, mens en indsigelse eller rettelsesanmodning behandles.
• Dataportabilitet: Modtag dine data i et maskinlæsbart format.
• Indsigelse: Gør indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse.
• Tilbagekaldelse af samtykke: Træk samtykke tilbage til enhver tid, uden at det påvirker lovligheden af behandlingen forud for tilbagekaldelsen.

Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet (datatilsynet.dk).

Send en e-mail til privacy@aleira.dk med en beskrivelse af din anmodning. Vi bekræfter modtagelsen inden for 72 timer og besvarer anmodningen inden for 30 dage. Vi kan bede om identifikation for at bekræfte din identitet.

Mange rettigheder — indsigt, eksport, sletning af konto — kan udøves direkte fra dine kontoindstillinger.

Når en klinik bruger Aleira til at registrere oplysninger om sine klienter — fx kontaktoplysninger, bookinger og behandlingsnotater — er klinikken dataansvarlig for disse oplysninger. Aleira er databehandler og behandler kun oplysningerne efter klinikkens instruks og i henhold til den databehandleraftale, klinikken accepterer ved oprettelsen.

Klinikken er ansvarlig for at have et lovligt grundlag for behandlingen, for at informere sine klienter og for at overholde de regler, der gælder for dens fag, herunder reglerne om journalføring og opbevaring.

Behandlingsnotater (journal) krypteres, før de gemmes, og kan kun læses af klinikkens behandlere. Aleiras medarbejdere har ikke adgang til indholdet. Hver visning og ændring bliver logget.

Hvis du er klient hos en klinik og vil gøre dine rettigheder gældende, fx få indsigt eller sletning, skal du som udgangspunkt kontakte klinikken. Vi hjælper klinikken med at besvare din henvendelse.

Vi anvender branchestandard sikkerhedsforanstaltninger: kryptering under overførsel (TLS 1.2+), kryptering i hvile (AES-256), rollebaseret adgangskontrol og regelmæssige sikkerhedsgennemgange. Vores infrastruktur kører på Google Cloud Platform i EU-regioner.

Ved et databrud vil vi underrette de berørte brugere og Datatilsynet inden for de tidsfrister, der kræves i henhold til GDPR (72 timer, hvis det er relevant).

Vi bruger kun nødvendige cookies til at holde dig logget ind og huske dit sprogvalg. De er nødvendige for, at platformen fungerer, og kræver derfor ikke samtykke.

Vi bruger ikke cookies til analyse, sporing eller markedsføring. Hvis vi senere tager et analyseværktøj i brug, opdaterer vi denne politik og spørger om dit samtykke først.

Dine data opbevares og behandles primært i EU/EØS. Visse underleverandører (fx Stripe, Sentry) kan behandle data i USA. I sådanne tilfælde anvender vi EU-godkendte standardkontraktbestemmelser (SCC) eller sikrer, at modtageren er certificeret i henhold til en tilsvarende beskyttelsesordning.

Vi kan opdatere denne politik fra tid til anden. Væsentlige ændringer meddeles via e-mail mindst 14 dage inden ikrafttrædelsen. Den seneste version er altid tilgængelig på aleira.dk/privacy.

Spørgsmål til vores privatlivspolitik? Kontakt os på privacy@aleira.dk. Aleira, København, Danmark.